هل تشعر بالانشغال دائماً؟ إليك 35 طريقة لزيادة إنتاجيتك
يمُر كل شيء بسرعة وتجري الأيام دون أن نلحظ أننا عشناها أو أن نتذكر ما قمنا به فيها. إذا كان هذا هو شعورك فلابد أنك تعمل بكثافة طوال اليوم حتى أنك لا تشعر كيف انقضى الوقت، وعلى الأغلب تعود إلى منزلك وأنت مُنهك تماماً ولا يتبقى لديك وقتٌ ولا طاقة من أجل حياتك الشخصية.
ليس هذا ما يُفترض أن تعيشه من أجل حياةٍ عمليّة ناجحة، وبالطبع ليس هذا ما سيجعل حياتك الشخصية هانئة، إن سَمَح لك أن تمتلك واحدةً من الأساس.
لذلك، نحاول مساعدتك في هذا التقرير، عن طريق اقتراح بعض الطرق التي يمكن أن تعينك على زيادة إنتاجيتك، لتحقق أهدافك المهنية والخاصة. تتعلق هذه الاقتراحات بمعظم الجوانب الرئيسية التي تتعامل معها في يوم العمل العادي، مثل قوائم المهام، والبريد الالكتروني، وحتى مصادر الإلهاء:
قوائم المهام:
1. لا تبالغ في تقدير عدد المهام التي يمكنك إنجازها في اليوم الواحد. بدلاً من قوائم المهام الطويلة، اتَّبع طريقة: 1-3-5: إما أن تنجز مهمة واحدة كبيرة، أو اثنتين متوسطتين، أو ثلاث مهام بسيطة يومياً.
2. حاول أن ترسم وجوهاً تعبيرية بجانب المهام المكتوبة. ذكِّر نفسك أن دفع الفواتير سيزيح حملاً من على كاهلك، أو أن الانتهاء من مشروع عميلٍ مهم سيكون بمثابة انتصارٍ كبير.
3. اشطب المهام التي أنهيتها. دائماً سيجعلك هذا تشعر بالإنجاز.
4. لا تكتب مشروعاً ضخماً كمهمة واحدة. بدلاً من ذلك، قسِّمه إلى عدة مهام صغيرة. سيساعدك هذا في متابعة تقدُّم خطواتك نحو هدفك النهائي على نحوٍ أفضل.
5. بدلاً من الأجندات الكثيرة، والملاحظات اللاصقة، والأوراق المُبعثرة هُنا وهناك، استخدم أدواتٍ ذكية مثل تطبيق Evernote لتجمع كل مهامك في مكانٍ واحد.
6. سواء أكانت واجباتك عملية أو شخصية، فكِّر في المهام التي يمكنك حذفها من قائمتك عن طريق الاستعانة بشخصٍ آخر لإتمامها، ولا تتردد في طلب المساعدة.
7. أنهِ الأعمال التي لا تحبها أولاً. سيجعلك هذا تنجزها أسرع وسيُبقيك متحمساً بشأن بقية اليوم؛ إذ ستقوم فيه بتأدية مهامٍ أكثر إمتاعاً.
8. أتمِم مهمة كبيرة قبل موعد الغداء. عندما تنتهي من شيء مهم مبكراً، ستحظى باستراحة غداء تُعيد لك نشاطك من جديد، فتبدأ فترة ما بعد الظهيرة دون فزعٍ من كم المهام التي ما يزال عليك تولي أمرها.
البريد الالكتروني:
9. لا تتفقَّد بريدك إلا في مواعيد مُحددة من اليوم، ولا تفعل ذلك أكثر من أربع أو خمس مرات يومياً. إذا لم تستطع التحكم في فضولك، استخدم أداة مثل (Inbox Pause) لوقف إظهار الرسائل في صندوق بريدك حتى تكون مُستعداً، أو (Time Management Ninja's system) لكي تتحقق من الرسائل الجديدة مرتين فقط يومياً.
10. تحتاج إلى الرد بسرعة على رسالة ما؟ استخدم جملة: (Sent from my iPhone) كتوقيع في آخر ردك، حتى لو كنت قد أرسلته باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يساعدك هذا في إرسال جمل مُقتضبة دون أن تبدو فظاً. رغم هذا، لا تُسرِف في استخدام هذه الحيلة.
11. لا ترد على الرسائل إلا إذا كانت لن تكلفك سوى أقل من ثلاث دقائق. إذا احتجت وقتاً أكثر، اتركها جانباً لترد عليها عندما يسمح وقتك.
12. إذا لم تكن تستطيع الرد خلال 48 ساعة على رسالة ما، أرسِل رداً مُقتضباً مفاده: "سأتولى النظر في هذا قريباً".
13. كل ربع سنة، قُم بجرد صندوق بريدك وأرشفة الرسائل الواردة منذ شهرين إلى ثلاثة أشهر. واحسم قرارك بشأن النشرات البريدية غير المقروءة. ألغِ اشتراكك إذا لم تكن تحتاجها حقاً.
14. تجنَّب تفقُّد صندوق البريد في الصباح الباكر؛ فمن السهل أن يشتتك هذا ويقودك إلى سلسلة من المهام غير الضرورية.
15. استخدم الردود الجاهزة بدلاً من إعادة كتابة الكلام نفسه أكثر من مرة.
16. ابحث عن الأدوات التي تساعدك في التعامل مع بريدك الالكتروني بطريقةٍ أكثر كفاءة، مثل (Boomerang) وغيره.
الاجتماعات:
17. لا تخصص ساعةً كاملة لاجتماعٍ يمكن إنهاؤه في 20 أو 30 أو 45 دقيقة كحدٍ أقصى.
18. لا تخصص اجتماعاً لإطلاع الآخرين على آخر التطورات. إذا لم يكن هناك قرار جديد أو شيء يجب أن تفعلوه معاً، ألغِ الاجتماع، وأعلِمهم التطورات عن طريق بريدٍ الكتروني. لست المُتحكم في الأمر؟ حسناً، أخبِر مديرك بلطفٍ أنكم ربما لا تحتاجون هذا الاجتماع.
19. إذا كان لديك أكثر من اجتماع في اليوم نفسه، اجعل الاجتماعات متتالية؛ لتتجنب الوقت الضائع بينهم. الأفضل من ذلك أن تخصص أياماً خالية من الاجتماعات لتتمكن فيها من التركيز في العمل وحده.
20. لديك اجتماع خارج المكتب؟ فكِّر في مدى ضرورة اللقاء وجهاً لوجه. ربما يمكنكم أن تحققوا هدفكم عبر محادثة بالفيديو أو مكالمة تليفونية.
21. تُجري اجتماعك عبر الهاتف بالفعل؟ حاول ألا تسمح له أن يتعدى 19 دقيقة. سيجعلك هذا تخفِّض الأحاديث في المواضيع الشخصية والجانبية إلى أدنى حد ممكن. أما إذا استمرت المحادثة أطول من هذه المدة، فقد تساعدك عبارة لطيفة مثل: "دعنا نناقش هذا وجهاً لوجه".
22. كُن حذِراً بشأن الوقت أثناء الاجتماعات. أرسِل خطة الاجتماع للجميع قبل بدئه، وتأكَّد من عدم استهلاك الوقت في غير المواضيع المُحددة.
التعامل مع مُسببات التشتت:
23
. تحتاج حلاً سريعاً يمنع زملاءك من مقاطعة عملك؟ ضع سماعات أذنك. صحيح أنها لن تحميك تماماً من المُتطفلين، لكنها ستقلل احتمالات أن يقصدك أحدٌ دون سؤالٍ مهم أو أمرٍ طارئ. إذا كان لديكم محادثة مفتوحة على إحدى وسائل التواصل، غيِّر حالتك لتصبح "ممنوع الإزعاج”.
24. عندما تصادف مقالاً مثيراً لاهتمامك، لا تجعله يقطع حبل أفكارك، ولكن استخدم أدوات مثل (Pocket) و(Instapper) لحفظه وقراءته في وقتٍ لاحق، ربما في المواصلات.
25. خطط لقضاء وقتٍ محدد في الأسبوع أو اليوم دون إنترنت. ربما تعتمد عليه لإنجاز معظم أعمالك، لكن ثمة بعض الأشياء التي يجب عليك القيام بها دونه. لذلك، خصص وقتاً تطفئ فيه الإنترنت لإنجاز هذه المهام التي تحتاج إلى تركيز.
26. امنع نفسك من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي أثناء العمل. يمكنك أن تسجل الخروج من حساباتك لتُصعِّب على نفسك الأمر، أو أن تستخدم أداة مثل (SelfControl).
27. كُف عن محاولة القيام بأكثر من مهمة في وقتٍ واحد. ربما تظن أنك تنجز أكثر بهذه الطريقة، لكن الحقيقة أن كل المهام تكلفك وقتاً أكثر من اللازم.
28. تأكَّد من أن جميع أجهزتك مضبوطة لكي تمنع التنبيهات والإشعارات من كافة التطبيقات والمواقع؛ فعندما تكون مستغرقاً في مهمة ما، حتى رنة هاتفك المُختصرة قد تشتت انتباهك.
إدارة الوقت
29. ضع جدول أعمالك بناءً على الفترات الأفضل التي تكون فيها في ذروة نشاطك وإنتاجيتك. إذا كنت تركز جيداً في ساعات الصباح الأولى، أبقِ الاجتماعات وغيرها من أسباب التشتيت بعيداً عن هذه الفترة.
30. لا تقلل من قيمة الفترات القصيرة التي يمكنك إنجاز بعض المهام فيها. بدلاً من إهدار 15 دقيقة بين اجتماعين، يمكنك الرد على رسائل بريدك الالكتروني، أو الاتصال بشخصٍ ما، أو قراءة مقال مهم.
31. ضع مواعيد نهائية لنفسك، حتى إذا لم يكن عليك إنجاز المهمة في وقتٍ محدد؛ فعِلمك أنك لا تملك إلا ساعتين لإنهاء شيء ما سيضمن أنك لن تضيع وقتك.
32. امنح نفسك استراحاتٍ عِدة. ربما يبدو هذا مُتناقِضاً مع معظم النصائح السابقة، لكنه ليس كذلك. الاستراحات القصيرة ستجدد نشاطك وتساعدك في الحفاظ على إنتاجيتك. يمكنك استخدام مُنبه لتذكيرك بترك مكتبك من حينٍ إلى آخر لشرب المياه أو تناول وجبة خفيفة أو التحدث قليلاً مع زميل.
33. خصص وقتاً مُحدداً لملهياتك المُفضلة؛ فمعرفتك أنك ستقضي 10 دقائق في تصفح "فيس بوك" بعد الانتهاء من مهمة ما ستجعلك تتفادى تضييع المزيد من الوقت أثناء العمل.
34. إذا كنت تجد صعوبة في الاستمرار في العمل في مشروعٍ ما، حدد قدراً معيناً من العمل يجب عليك إنهاؤه قبل الانتقال إلى أي مهمة جديدة.
35. كُن جاهزاً دائماً بخططٍ ومهامٍ بديلة. أحياناً قد تعوق إنتاجيتك ظروفٌ خارج إرادتك، فربما يكون الشخص الذي تريد التحدث معه غير مُتاح، وربما يتعطل الإنترنت، وربما لا تستطيع التركيز في المهمة الحالية وحسب. في هذه الأحوال، قد يساعدك أن تكون لديك خيارات أخرى يمكنك العمل عليها، مما يسمح لك بإنجاز شيء ما حين لا تكون قادراً على تنفيذ مهمتك الأساسية.
