كيف تحافظ على استمرارية أعمالك في ظل انتشار فيروس كورونا؟

- مع استمرار انتشار فيروس كورونا في جميع أنحاء منطقة الشرق الأوسط والعالم، أصبحت الشركات تتساءل كيف سيؤثر ذلك على أدائها، وكيف ستتمكّن من الحفاظ على استمرارية أعمالها، وما هي التغيرات التي ينبغي تطبيقها على موظفيها وعملائها.

أعلنت بعض البلدان، مثل الكويت ولبنان والأردن وغيرها، الإغلاق التام، في حين قامت غيرها، مثل الإمارات والسعودية وغيرها، بفرض إجراءات صارمة على السفر والتنقل والتجمعات، بهدف الحد من انتشار فيروس كورونا. وقد دفعت هذه الإجراءات كل من الشركات الصغيرة والكبيرة على الأخذ بعين الاعتبار خيار العمل عن بُعد واستخدام التكنولوجيا لأداء مهامها اليومية، بالإضافة إلى البحث عن أي بدائل ممكنة لمتابعة سير العمل على الوجه المعتاد.

قد يثير هذا التحوّل المفاجئ الشعور بالقلق وعدم اليقين، ولكنه أمر ضروري، فالتكنولوجيا هي الحل المثالي لمواجهة الظروف الراهنة. إذ يتوفر حالياً عبر الإنترنت العديد من الأدوات والبرمجيات التي تدعم الشركات وتمكّنها من الحفاظ على استمرارية أعمالها، أبرزها المؤتمرات عبر الفيديو وتقنيات مشاركة البيانات وأدوات التوظيف الإلكترونية وأنظمة إدارة الكفاءات والفعاليات الافتراضية.

ولكن رغم ذلك، من الضروري بأن تبدأ الشركات والمنظمات عبر كافة القطاعات باستخدام الأدوات والتقنيات عبر الإنترنت، وذلك للتغلّب على التحديات الاقتصادية والمالية التي قد يسببها فيروس كورونا.

فكما تقوم المدن والبلدان بالإغلاق التام للحد من انتشار الفيروس، يجب على الشركات والمنظمات والحكومات أيضاً الاستعانة بالأدوات التي تحد من الاتصال الجسدي لضمان استمرارية الأعمال.

إليكم بعض الأدوات والاستراتيجيات التي تتيح للشركات مواصلة أعمالها في ظل الظروف الراهنة:

1. تقنيات البحث عن الكفاءات عبر الإنترنت

إن كنت تتساءل كيف يمكنك توظيف الكفاءات ومعظم البلدان في العالم مغلقة، الحل هو تقنيات التوظيف عبر الإنترنت. فمن خلال التكنولوجيا الحديثة، يمكن إتمام مراحل التوظيف بالكامل عبر الإنترنت ودون أي اتصال جسدي مع المرشّحين. يمكن من خلال تقنيات البحث عن السير الذاتية والإعلانات الوظيفية المتوفرة عبر الإنترنت، توظيف الكفاءات بسرعة وسهولة، حيث يمكن لخبراء التوظيف الإعلان عن وظائفهم الشاغرة واستخدام أدوات تصفية المتقدمين والتواصل معهم بسهولة عبر الإنترنت.

2. مقابلة المرشّحين وتقييمهم دون اتصال جسدي

تشعر بعض الشركات بالقلق حيال قدرتها على تقييم المرشّحين في ظل الأوضاع الراهنة، حيث تتطلب هذه الخطوة بالعادة مقابلة المرشّحين شخصياً أو اخضاعهم لاختبار داخل المكتب. يمكن إجراء هذه الخطوة أيضاً بالكامل عبر الإنترنت دون أي اتصال جسدي.

تتيح منصات التقييم الحديثة، مثل Evalufy، إمكانية تقييم مهارات المرشّحين عبر الفيديو بطريقة سهلة وسريعة، حيث يمكن إرسال أسئلة التقييم لأكثر من مرشّح في الوقت عينه. وبعد أن ينتهي المرشّحين من تسجيل إجاباتهم عبر الفيديو، يقوم خبراء التوظيف بتقييمها ومناقشتها لمعرفة الإمكانات الحقيقية للمرشّحين.

أدى انتشار فيروس كورونا إلى إلغاء أو تأجيل المؤتمرات والمعارض التجارية ومعارض التوظيف وغيرها من الفعاليات في كافة أنحاء منطقة الشرق الأوسط والعالم. ولكن بفضل التكنولوجيا لا يزال بإمكانك إجراء فعاليتك عبر الإنترنت. تتيح المنصات الحديثة، مثلvFairs ، للشركات والحكومات والجامعات حول العالم بتنظيم الفعالية التي تريد، حيث يمكنها استخدام التكنولوجيا الحديثة لتنفيذ عملياتها والاجتماع بالأشخاص حول العالم دون اي اتصال جسدي.

4. تقنيات تأهيل وتدريب الموظفين الجدد

بعد أن يتم إيجاد المرشّح المثالي وتوظيفه، يمكن أن تتم عملية تدريبه أيضاً عبر الإنترنت في بيئة آمنة تماماً. لا شك بأن هذه العملية تتطلب الكثير من التنسيق واستخدام البرمجيات وإتاحة الوصول للبرامج المحددة وغيرها، ولكن بفضل التكنولوجيا يمكن إتمام جميع هذه الأمور بطريقة بسيطة وفعّالة.

تتيح المنصات الحديثة، مثلAfterHire ، للشركات أتمتة عملية تأهيل وتدريب الموظفين الجدد بأكملها، حيث يمكنها متابعة تقدّم الموظفين الجدد، والتنسيق بين مختلف الأقسام، وحماية أمن المعلومات وإتاحتها للأشخاص المصرّح لهم فقط، بالإضافة إلى تخزين بيانات الموظفين الجدد بطريقة أكثر سهولة وفعالية من الطرق التقليدية.

5. إدارة الموظفين عن بُعد

قد يبدو إدارة فريق عمل أو قسم أو شركة بأكملها أمراً مرهقاً في البداية، ولكنه قد يصبح في غاية الفعالية في حال استخدام الأدوات والاستراتيجيات المناسبة التي تساعدك على التواصل بانتظام مع فريق العمل وإدارته بفعالية، مثل:

• تقنيات التواصل: احرص على توفير أدوات المحادثة لكافة الموظفين في شركتك، مثل Hangouts، Teams، Slack، WhatsApp.
• تقنيات مشاركة البيانات: مشاركة البيانات مع الموظفين ضروري لإنجاز مهام العمل، فاحرص على إتاحة وصول كافة الموظفين للبيانات المهمة عبر استخدام الأدوات المناسبة مثل Google Drive، DropBox، وغيرها. ولكن تذكر بأن تطلب من الفريق التقني بالحفاظ على أمن البيانات وإتاحة البيانات السرية للأشخاص المصرّح لهم فقط لتجنب أي خرق أمني.
• الاجتماعات عبر الفيديو: من الضروري بأن تتواصل مع فريق عملك بشكل منتظم كما لو أنك متواجد معهم في المكتب. يمكنك تنظيم الاجتماعات عبر الفيديو لإجراء جلسات الحوار وتبادل الملاحظات والآراء ومتابعة تقدم العمل بشكل يومي، حيث تتوفر العديد من الأدوات التي تتيح لك القيام بذلك مثل Skype، Hangouts، Zoom.
• تقنيات إدارة المشاريع: قد تصبح الأمور معقدة للغاية عند العمل على مشاريع تجمع بين أكثر من فريق عمل، لذا من الضروري توفير تقنيات إدارة المشاريع لجميع موظفيك مثل Trello، Asana، Jira.