الارن خطوة للامام: مفهوم ادارة المشاريع
د. ابراهيم سليمان العجلوني
جو 24 : وصل عدد سكان الاردن حسب ما نشر مؤخرا الى (10) عشرة مليون، ويُنظر للاردن عالميا انه صوت الاعتدال والسلام والإصلاح في قلب الشرق الأوسط. فموقعه الجغرافي المركزي من العراق وسوريا وفلسطين (الضفة الغربية) وإسرائيل والسعودية. و هذا الموقع يجعل الأردن على اتصال دائم بالاضطرابات الإقليمية التي تؤثر على مناخه السياسي واقتصاده.و مع ازدياد الدعوات لمزيد من الحريات في جميع أنحاء العالم العربي (التي لم تكن مدروسة) و ازدادت الضغوط الداخلية و الخارجية على الحكومة الأردنية لتسريع وتيرة الإصلاحات لتحسين الظروف الاقتصادية (هو التحدي المركزي في الاردن)، وتعزيز الممارسات الديمقراطية والحكم ، والحد من الفساد العام، وفي الوقت نفسه هناك مفاهيم إسلامية و مجتمعية وعادات مختلفة ولكن الاردن يستوعب الجميع قويا بقيمه ومجتمعه و من نظرة اقتصادية ان المشاريع الاقتصادية تحتاج لعدد اكبر من السكان حتى تنجح و تشجع المستثمرين للقدوم و الاستثمار و كمثال فإن جميع بلدان العالم التي توسعت باستقبال المهاجرين نمت اقتصاديا لان التنوع الفكري و الاقتصادي و المعرفي هو داعم للتطور.
الأردن بلد ضعيف في السياسة (ليس ضعيف سياسيا) لأن اغلب السياسيين أو حتى الأحزاب منتجون من الحكومة (موظفون سابقون او معارف)، وبالتالي لم يكن هناك فرد سياسي أو أسر أو أحزاب سياسية حقيقية في الأردن ( مع دعم الحكومة للحياة الحزبية)، و لاننكر تخوف الافراد من الانخراط بالسياسة و في نفس الوقت الذي يعاني فيه الأردن من ضعف الاقتصاد، هذا يجعل الأردن يبحث عن تمويل يأتي من أصدقائه في العالم.
في الظروف الراهنة في الاردن لابد من خطوات إيجابية للأمام في كل النواحي :التعلم والنمو والتعليم والقيادة...الخ من خلال العمل الجماعي واستخدام المعايير الدولية لرفع مستوى الكفاءة والصدق والثقافة والنزاهة ، المنعكس في جميع الإجراءات من هنا نبدأ و بروح وطاقة ايجابية و لنبتعد عن لوم و جلد الذات واهدار الوقت في الاختلاف فيما مضى نحن بحاجة لترتيب الاوراق و الاتفاق على خطوات عمل المرحلة القادمة مقترحا استراتيجية مستوحاه من ادارة المشاريع، مؤكدا ان كلمة المشروع اينما وردت يقصد بها جميع المفاهيم الادارية و السياسية و الاقتصادية ايا كان النشاط فمهوم المشروع قد يكون ادارة او وزارة او هيئة او حزب او مصنع او اتفاقية او انتخابات.....الخ و قد تكون مرحلة او جزء من المفهوم. مركزا على اربعة محاور هي:
المحور الاول - بدء المشروع : و يعتبر كثيرون ان بداية المشروع هي بداية التنفيذ و لكن التنفيذ هو المحور الثالث الذي سيتم عرضه ، و ان بدء المشروع و الاستعداد له و تامين احتياجاته
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة بدء المشروع:
1. إنشاء فريق بدء المشروع. يتضمن ذلك تنظيم أعضاء الفريق للمساعدة في تنفيذ أنشطة بدء المشروع.
2. إقامة علاقة مع الجهة المستهدفة. إن فهم ادارة المشروع للجهة المستهدفة يعزز علاقة أقوى بينهما.
3. وضع خطة بدء المشروع. يحدد الأنشطة المطلوبة لتنظيم الفريق أثناء العمل على تحديد أهداف ونطاق المشروع.
4. وضع إجراءات الإدارة. يهتم بتطوير إجراءات التواصل وإعداد التقارير للفريق ، وتحديد المهام والأدوار ، وإجراءات تغيير المشروع ، وكيفية معالجة تمويل المشروع وإعداد الفواتير.
5. إنشاء بيئة إدارة المشروع ومعلوماته بشكل يركز على جمع وتنظيم الأدوات التي ستستخدمها أثناء إدارة المشروع.
المحور الثاني - تخطيط المشروع
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة تخطيط المشروع ما يلي:
1. وصف نطاق المشروع ، والبدائل ، والجدوى. فهم محتوى وتعقيد المشروع. بعض الأسئلة ذات الصلة التي يجب الإجابة عليها تشمل:
ما المشكلة / الفرصة التي يتناولها المشروع؟
ما هي النتائج التي يتعين تحقيقها؟
ما الذي يجب عمله؟
كيف سيتم قياس النجاح؟
كيف نعرف متى انتهينا؟
2. تقسيم المشروع إلى مهام و انشطة وتتم هذه الخطوة لضمان تقدم و تكامل سلس و سهل بين المهام.
3. تقدير الموارد ووضع خطة الموارد. هذا يساعد على جمع وترتيب الموارد بطريقة أكثر فعالية.
4. وضع جدول زمني أولي. في هذه الخطوة ، يتعين عليك تعيين تقديرات الوقت لكل نشاط في هيكل توزيع العمل. من هنا ، سنتمكن من تحديد تواريخ البدء والانتهاء للمشروع.
5. وضع خطة اتصال. الفكرة هنا هي تحديد إجراءات الاتصال بين الإدارة وأعضاء الفريق والمجتمع و الحكومة.
6. تحديد معايير المشروع وإجراءاته. تحديد الكيفية التي يتم بها إنتاج واختبار النتائج المختلفة بواسطة فريق المشروع.
7. تحديد وتقييم المخاطر. الهدف هنا هو تحديد المصادر المحتملة للخطر وعواقب تلك المخاطر.
8. إنشاء ميزانية أولية. يجب أن تلخص الميزانية النفقات والإيرادات المخطط لها المتعلقة بالمشروع.
9. تطوير بيان العمل. العمل الذي يجب إنجازه والنتائج المتوقعة للمشروع.
10. وضع خطة مشروع خط الأساس. يجب أن يوفر ذلك تقديراً لمهام المشروع ومتطلبات الموارد.
المحور الثالث - تنفيذ المشروع : و هو ما ذكرته اعلاه هنا العمل الحقيقي و هوالانجاز
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة تنفيذ المشروع ما يلي:
1. تنفيذ خطة المشروع الأساسية. وظيفة مدير المشروع هي البدء في تنفيذ أنشطة المشروع ، والحصول على الموارد وتعيينها ؛ توجيه وتدريب أعضاء الفريق الجدد ، والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد ، وضمان جودة نواتج المشروع.
2. رصد التقدم المنجز في المشروع حسب خطة المشروع الأساسية. يمكن أن يساعد استخدام تخطيط المشاريع و هناك مخططات كثيرة يمكن اتباعها ، و لدى الاردن الكفاءات في هذا المجال ، ولمدير المشروع الدور لالكبر في القيام بذلك.
3. إدارة التغييرات في خطة المشروع الأساسية.
4. الحفاظ على سجلات المشروع كاملة لجميع أحداث المشروع ضروري و هو المصدر الرئيسي للمعلومات لإنتاج جميع تقارير المشروع.
5. التواصل مع حالة المشروع. هذا يعني أنه يجب مشاركة خطة المشروع بأكملها مع فريق المشروع بأكمله ، ويجب إبلاغ جميع الأطراف المهتمة بأي تعديلات للخطة حتى يفهم الجميع كيف تتطور الخطة.
المحور الرابع - إغلاق المشروع : و هو مهم ليس بحد ذاته بقدر انه بداية الخطوة التالية
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة إغلاق المشروع:
1. إغلاق المشروع. في هذه المرحلة ، من المهم إخطار جميع الأطراف المهتمة بإنجاز المشروع. أيضًا ، يجب الانتهاء من جميع وثائق وسجلات المشروع حتى يمكن إجراء المراجعة النهائية للمشروع.
2. إجراء مراجعات للمشروع . يتم ذلك لتحديد نقاط القوة والضعف في نتائج المشروع ، والعمليات المستخدمة لإنشاءها ، وعملية إدارة المشروع.
3. إغلاق تعاقدات المشروع. يتمثل النشاط الأخير في ضمان الوفاء بجميع الشروط التعاقدية و النتائج للمشروع.
التقنيات(المحاور الاربعة) المذكورة أعلاه في المراحل الرئيسية الأربعة لإدارة المشروع تمكن فريق المشروع من:
• ربط أهداف المشروع وأهدافه باحتياجات أصحاب المصلحة.
• التركيز على احتياجات العملاء.
• بناء فرق المشروع عالية الأداء.
• العمل عبر الحدود الوظيفية.
• تقدير تكاليف المشروع والجداول الزمنية.
• وضع قيود على ضيق الوقت و عدم الوصول لانهاء العمل في وقته المحدد.
• حساب المخاطر.
• إنشاء نظام مراقبة ورصد المشروع يمكن الاعتماد عليها.
الاقتصاد الأردني ضعيف مقارنة بالمنطقة مع قلة في الموارد الطبيعية أو الصناعة لدعمه و هذا ليس عذر فالتجارب العالمية كثيرة فسويسرا و اليابان وغيرها تجارب امام اعيننا ما نحتاجه التخطيط و اعطاء الفرص لمن يستطيع ان يعمل و ينتج و القوى العاملة الاردنية بجميع مستوياتها و تخصوصاتها نجحت خارج الاردن فما المانع ان تعطى الفرصة داخل الاردن و هنا اذكر الشباب ثم الشباب ثم الشباب هم الاقدر على الانجاز و لكن لابد من تكافىء الفرص و شفافية طرحها.
يواجه الأردن عددًا من التحديات الرهيبة حيث يسعى لتحقيق أهدافه لتحسين الخدمات ونوعية الحياة اللازمة لدعم مواطنيه في الرعاية الصحية والتعليم والفرص المتاحة للأجيال الشابة للعثور على وظائف والمساهمة في بناء و تطور المجتمع. وتشمل هذه التحديات تزايد عدد السكان بسرعة ، والثغرات في أحكام توفير التعليم الأساسي و العالي، وارتفاع معدلات البطالة وضعف مشاركة المواطنين في السياسة وندرة المياه والطاقة والتفاوت بين الجنسين، نعم المشوار صعب و لكنه ليس مستحيلا و ايضا ليس كما يصفه الاخرين انه طويل بل هو في متناولنا و يحتاج منا الجدية و البدء فورا بعيدا عن وعود اشخاص استلموا زمام المسوؤلية في غفلة.
د. ابراهيم سليمان العجلوني
استشاري إدارة مشاريع - 0797440433
الأردن بلد ضعيف في السياسة (ليس ضعيف سياسيا) لأن اغلب السياسيين أو حتى الأحزاب منتجون من الحكومة (موظفون سابقون او معارف)، وبالتالي لم يكن هناك فرد سياسي أو أسر أو أحزاب سياسية حقيقية في الأردن ( مع دعم الحكومة للحياة الحزبية)، و لاننكر تخوف الافراد من الانخراط بالسياسة و في نفس الوقت الذي يعاني فيه الأردن من ضعف الاقتصاد، هذا يجعل الأردن يبحث عن تمويل يأتي من أصدقائه في العالم.
في الظروف الراهنة في الاردن لابد من خطوات إيجابية للأمام في كل النواحي :التعلم والنمو والتعليم والقيادة...الخ من خلال العمل الجماعي واستخدام المعايير الدولية لرفع مستوى الكفاءة والصدق والثقافة والنزاهة ، المنعكس في جميع الإجراءات من هنا نبدأ و بروح وطاقة ايجابية و لنبتعد عن لوم و جلد الذات واهدار الوقت في الاختلاف فيما مضى نحن بحاجة لترتيب الاوراق و الاتفاق على خطوات عمل المرحلة القادمة مقترحا استراتيجية مستوحاه من ادارة المشاريع، مؤكدا ان كلمة المشروع اينما وردت يقصد بها جميع المفاهيم الادارية و السياسية و الاقتصادية ايا كان النشاط فمهوم المشروع قد يكون ادارة او وزارة او هيئة او حزب او مصنع او اتفاقية او انتخابات.....الخ و قد تكون مرحلة او جزء من المفهوم. مركزا على اربعة محاور هي:
المحور الاول - بدء المشروع : و يعتبر كثيرون ان بداية المشروع هي بداية التنفيذ و لكن التنفيذ هو المحور الثالث الذي سيتم عرضه ، و ان بدء المشروع و الاستعداد له و تامين احتياجاته
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة بدء المشروع:
1. إنشاء فريق بدء المشروع. يتضمن ذلك تنظيم أعضاء الفريق للمساعدة في تنفيذ أنشطة بدء المشروع.
2. إقامة علاقة مع الجهة المستهدفة. إن فهم ادارة المشروع للجهة المستهدفة يعزز علاقة أقوى بينهما.
3. وضع خطة بدء المشروع. يحدد الأنشطة المطلوبة لتنظيم الفريق أثناء العمل على تحديد أهداف ونطاق المشروع.
4. وضع إجراءات الإدارة. يهتم بتطوير إجراءات التواصل وإعداد التقارير للفريق ، وتحديد المهام والأدوار ، وإجراءات تغيير المشروع ، وكيفية معالجة تمويل المشروع وإعداد الفواتير.
5. إنشاء بيئة إدارة المشروع ومعلوماته بشكل يركز على جمع وتنظيم الأدوات التي ستستخدمها أثناء إدارة المشروع.
المحور الثاني - تخطيط المشروع
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة تخطيط المشروع ما يلي:
1. وصف نطاق المشروع ، والبدائل ، والجدوى. فهم محتوى وتعقيد المشروع. بعض الأسئلة ذات الصلة التي يجب الإجابة عليها تشمل:
ما المشكلة / الفرصة التي يتناولها المشروع؟
ما هي النتائج التي يتعين تحقيقها؟
ما الذي يجب عمله؟
كيف سيتم قياس النجاح؟
كيف نعرف متى انتهينا؟
2. تقسيم المشروع إلى مهام و انشطة وتتم هذه الخطوة لضمان تقدم و تكامل سلس و سهل بين المهام.
3. تقدير الموارد ووضع خطة الموارد. هذا يساعد على جمع وترتيب الموارد بطريقة أكثر فعالية.
4. وضع جدول زمني أولي. في هذه الخطوة ، يتعين عليك تعيين تقديرات الوقت لكل نشاط في هيكل توزيع العمل. من هنا ، سنتمكن من تحديد تواريخ البدء والانتهاء للمشروع.
5. وضع خطة اتصال. الفكرة هنا هي تحديد إجراءات الاتصال بين الإدارة وأعضاء الفريق والمجتمع و الحكومة.
6. تحديد معايير المشروع وإجراءاته. تحديد الكيفية التي يتم بها إنتاج واختبار النتائج المختلفة بواسطة فريق المشروع.
7. تحديد وتقييم المخاطر. الهدف هنا هو تحديد المصادر المحتملة للخطر وعواقب تلك المخاطر.
8. إنشاء ميزانية أولية. يجب أن تلخص الميزانية النفقات والإيرادات المخطط لها المتعلقة بالمشروع.
9. تطوير بيان العمل. العمل الذي يجب إنجازه والنتائج المتوقعة للمشروع.
10. وضع خطة مشروع خط الأساس. يجب أن يوفر ذلك تقديراً لمهام المشروع ومتطلبات الموارد.
المحور الثالث - تنفيذ المشروع : و هو ما ذكرته اعلاه هنا العمل الحقيقي و هوالانجاز
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة تنفيذ المشروع ما يلي:
1. تنفيذ خطة المشروع الأساسية. وظيفة مدير المشروع هي البدء في تنفيذ أنشطة المشروع ، والحصول على الموارد وتعيينها ؛ توجيه وتدريب أعضاء الفريق الجدد ، والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد ، وضمان جودة نواتج المشروع.
2. رصد التقدم المنجز في المشروع حسب خطة المشروع الأساسية. يمكن أن يساعد استخدام تخطيط المشاريع و هناك مخططات كثيرة يمكن اتباعها ، و لدى الاردن الكفاءات في هذا المجال ، ولمدير المشروع الدور لالكبر في القيام بذلك.
3. إدارة التغييرات في خطة المشروع الأساسية.
4. الحفاظ على سجلات المشروع كاملة لجميع أحداث المشروع ضروري و هو المصدر الرئيسي للمعلومات لإنتاج جميع تقارير المشروع.
5. التواصل مع حالة المشروع. هذا يعني أنه يجب مشاركة خطة المشروع بأكملها مع فريق المشروع بأكمله ، ويجب إبلاغ جميع الأطراف المهتمة بأي تعديلات للخطة حتى يفهم الجميع كيف تتطور الخطة.
المحور الرابع - إغلاق المشروع : و هو مهم ليس بحد ذاته بقدر انه بداية الخطوة التالية
تتضمن تقنيات إدارة المشروع المتعلقة بمرحلة إغلاق المشروع:
1. إغلاق المشروع. في هذه المرحلة ، من المهم إخطار جميع الأطراف المهتمة بإنجاز المشروع. أيضًا ، يجب الانتهاء من جميع وثائق وسجلات المشروع حتى يمكن إجراء المراجعة النهائية للمشروع.
2. إجراء مراجعات للمشروع . يتم ذلك لتحديد نقاط القوة والضعف في نتائج المشروع ، والعمليات المستخدمة لإنشاءها ، وعملية إدارة المشروع.
3. إغلاق تعاقدات المشروع. يتمثل النشاط الأخير في ضمان الوفاء بجميع الشروط التعاقدية و النتائج للمشروع.
التقنيات(المحاور الاربعة) المذكورة أعلاه في المراحل الرئيسية الأربعة لإدارة المشروع تمكن فريق المشروع من:
• ربط أهداف المشروع وأهدافه باحتياجات أصحاب المصلحة.
• التركيز على احتياجات العملاء.
• بناء فرق المشروع عالية الأداء.
• العمل عبر الحدود الوظيفية.
• تقدير تكاليف المشروع والجداول الزمنية.
• وضع قيود على ضيق الوقت و عدم الوصول لانهاء العمل في وقته المحدد.
• حساب المخاطر.
• إنشاء نظام مراقبة ورصد المشروع يمكن الاعتماد عليها.
الاقتصاد الأردني ضعيف مقارنة بالمنطقة مع قلة في الموارد الطبيعية أو الصناعة لدعمه و هذا ليس عذر فالتجارب العالمية كثيرة فسويسرا و اليابان وغيرها تجارب امام اعيننا ما نحتاجه التخطيط و اعطاء الفرص لمن يستطيع ان يعمل و ينتج و القوى العاملة الاردنية بجميع مستوياتها و تخصوصاتها نجحت خارج الاردن فما المانع ان تعطى الفرصة داخل الاردن و هنا اذكر الشباب ثم الشباب ثم الشباب هم الاقدر على الانجاز و لكن لابد من تكافىء الفرص و شفافية طرحها.
يواجه الأردن عددًا من التحديات الرهيبة حيث يسعى لتحقيق أهدافه لتحسين الخدمات ونوعية الحياة اللازمة لدعم مواطنيه في الرعاية الصحية والتعليم والفرص المتاحة للأجيال الشابة للعثور على وظائف والمساهمة في بناء و تطور المجتمع. وتشمل هذه التحديات تزايد عدد السكان بسرعة ، والثغرات في أحكام توفير التعليم الأساسي و العالي، وارتفاع معدلات البطالة وضعف مشاركة المواطنين في السياسة وندرة المياه والطاقة والتفاوت بين الجنسين، نعم المشوار صعب و لكنه ليس مستحيلا و ايضا ليس كما يصفه الاخرين انه طويل بل هو في متناولنا و يحتاج منا الجدية و البدء فورا بعيدا عن وعود اشخاص استلموا زمام المسوؤلية في غفلة.
د. ابراهيم سليمان العجلوني
استشاري إدارة مشاريع - 0797440433
تابعو الأردن 24 على 
