المشاريع الممولة: مفهوم ادارة المشاريع

 

مع ازدياد الضغط على الحكومة والمنظمات العاملة محليا لتنفيذ المشاريع نيابة عن المانحين والفساد الحقيقي أو المتصور ونقص الشفافية في الإنفاق على المشاريع والإجراءات التي تجري أو عدم وجودها ، أن الملايين من الأردنيين واللاجئين الزائرين لا يتلقون الخدمات والدعم الذي يحتاجونه. وقد تسبب هذا في دفع الحكومات والوكالات للتخمين السيء أو فقدان الثقة في الوكالات أو مشغلي المشاريع الذين يحتاجون إلى التمويل لتقديم الخدمات الملحة و اللازمة.

من البديهي ان تعمل الحكومة مع كل من المساهمين في كل مشروع لمعرفة ما هي القضايا ، وأين توجد المشاكل أو التحديات ، ثم تعمل على إيجاد حلول بطريقة مرئية وشفافة للغاية ، باستخدام إجراءات وتقنيات إدارة المشاريع المهنية الدولية ، وغرس الإيمان و النزاهة في البرامج وهذه ليست عملية سريعة وتعتمد على رغبة جميع الأطراف في المشاركة والعمل معا من أجل مصلحة الناس والمشروعات.

و لابد ان تكون جميع المشاريع تحت إشراف الحكومة الأردنية بشكل تام و تدريجي من مرحلة ما قبل المنح مرورا بالتشغيل للوصول للتقيم النهائي (موكدا على مراقبة تعيين القوى البشرية بشكل مباشر من الدولة) ، وفي جميع المشاريع الخاصة أو المدنية التي يتم تمويلها من المنح المقدمة من الحكومة الأردنية أو من مصادر خارجية (الشفافية هي العامل الرئيسي) من خلال:

•مراقبة ضد جميع المتطلبات: المنصوص عليها في اتفاقية التمويل.

•وضع معيار للجودة والأداء: يمكن تقييمه بموضوعية.

•وضع مقاييس ومعايير الأداء: لكل برنامج من المنح والمنح الفردية ، إذا كان ذلك مناسبا.

•استخدم نموذج الإبلاغ ونماذج البراءة: لتقليل عدد أنظمة التقارير.

•وضع سياسة لإزالة التناقض بين مستوى المساءلة: مطلوب ومستوى التمويل المقدم.

•مراجعة منتظمة لفعالية أنشطة الرصد ، بما في ذلك جمع البيانات وتبادل المعلومات داخل الإدارات وفيما بينها.

فما هو المطلوب :

1- تطوير قاعدة بيانات لجميع المشاريع السابقة الجارية والمتوقعة في الأردن.

2- تصنيف كل مشروع على أساس مجموعة من المعايير التي سيتم مناقشتها والاتفاق عليها من قبل جميع أصحاب العلاقة والمختصين.

3- تقييم كل مشروع على أساس مواصفات المشروع مقابل النتائج المتوقعة من المانح وأصحاب العلاقة الآخرين و بالاخص الفئات المستهدفة.

4- إنشاء قائمة بالمشاريع المستقبلية وتحديد أولوياتها بناءً على معايير محددة لتكون خارطة طريق لما يحتاجه الناس و الوطن و منع ازدواجية المشاريع .

5- تثقيف الوكالات والناس حول الإجراءات لتحقيق النجاح ، وتوضيح معلومات الشفافية والتعرف على النجاحات التي تحققت.

و من منظور طبيعي ان تقوم الحكومة بإجراء دراسات حول كل مشروع ممول تم تعيينه لتحديد معايير المشروع السابق والحالي بناءً على تلك المواصفات والإرشادات التي تحددها المنحة أو التمويل. سيتم التعامل مع كل مشروع كبرنامج من برنامج استراتيجي اكبر محدد باولويات التنمية و الادارة المحلية ، لذلك ستكون المعلومات فريدة من نوعها لتلبية المواصفات المذكورة.

ستنظر الدراسات في جميع جوانب كل برنامج أو مشروع وتتبع جميع الإجراءات والنفقات والفرق والأعمال المنجزة وتقييم فعالية وجودة الأعمال التي يتم تنفيذها حاليًا من خلال اتباع الخطوات التالية:

1. تعريف المشكلة:

الشكل الظاهرللمشكلة عادة ما يكون مضللاً أو غير مكتمل. مثال ذلك : يبدو أن أنبوب يسرب في أحد المكاتب في منشأة إنتاج يمثل مشكلة صيانة بسيطة. ومع ذلك ، هناك جوانب أخرى للحالة مثل الإشراف الإداري غير الفعال أو مشكلات البنية التحتية القديمة. ببساطة تحديد المشكلة على أنها "أنبوب تسريب" قد يفشل في التقاط النطاق الكامل للمشكلة.

2. تطوير الإستراتيجية

يتطلب فهم قدرات مؤسستك وفرصها مقارنة تحليلية. من السهل المبالغة في تقدير ما يمكن أن تفعله المنظمة وسوء فهم المنافسين. تساعد المهارات التحليلية على تقليل التحيز المعرفي وبالتالي تحسين جودة الاستراتيجية.

3. تحسين الجودة

يظل تقديم الجودة مهمًا ولا يمكن افتراضه. يلعب التحليل دورًا مهمًا في الكشف عن حالات فشل الجودة وتقييمها. تتطلب قائمة أدوات الجودةو يمكن الاستفادة من دليل PMI))PMBOOK منهجًا تحليليًا واستعدادًا لتصفح هذه الأدوات خطوة بخطوة.

4. تحسين العملية

للعمل على نطاق واسع ، من المهم النظر إلى عملك كعملية أو نظام. يساهم التحليل بالقيمة بطريقتين. أولاً ، هناك حاجة إلى نهج تحليلي لتوثيق كل خطوة من العملية. بمجرد أن يتم وضع الوثائق ، سيأتي التحليل مرة أخرى للبحث عن طرق لتبسيط العملية وبالتالي توفير الوقت والمال.

5. متابعة الأهداف

متحمس لرؤية وإمكانية الأهداف! هناك وقت ومكان للحلم الكبير والنظر في خياراتك على نطاق واسع. ماذا يحدث بعد وضع هذه الأهداف؟ إذا كنت ترغب في إحراز تقدم وتحقيق هذه الأهداف ، فإن المهارات التحليلية تساعد.

6. تعلم مهارات جديدة

كمحترف متخصص ، هناك حاجة مستمرة لتعلم مهارات جديدة. يمكن أن يكون البرنامج برنامج جديد للمنظمة او الحكومة في الاعمال. أو قد يكون تطوير مهارات الاتصال أكثر.

لذا فان إعداد برنامج لمراقبة وتتبع النتائج والإبلاغ عنها. العمل مع الفرق لإيجاد حلول للمشاكل ، وتحسين الأداء ، وتحسين النسبة المئوية للأموال التي تصل إلى المشروع بما يتوافق مع الأعمال المنجزة، و هذا معمول فيه في الاعمال الهندسية و الاقتصادية حيث يتم وضع استشاري لضمان سير العمل و الالتزام بالاشتراطات و المواصفات و القوانين المحلية و الدولية و هذا يدعم الشفافية و المصداقية و تحقيق وصول الخدمة للفئات المستهدفة و عدم تكرار المشاريع.

ليكون العمل و الانجاز ايجابيا و فعالا لابد من وجود فريق استشاري محايد يكون وسيط بين المانحين والوكالات الحكومية والبرامج والمشاريع التشغيلية ، ووهذا الفريق المستقل عبارة عن مجموعة من المهنيين الذين لا يعملون في الحكومة أو المانحين أو المشاريع. الهدف الأساسي هو:

1- الوضوع: زيادة وضوح النية للحصول على أموال من المانحين والمواصفات أو المنتج الذي يتم تسليمه للمستفيدين النهائيين.

2- الشفافية: سيعرف جميع أصحاب العلاقة جميع الجوانب ويفهمونها ، ولماذا تتخذ إجراءات محددة ، ولماذا يتم إنفاق الأموال كما هي.

3- التتبع والإبلاغ: سيتمكن جميع أصحاب العلاقة من الوصول إلى قواعد البيانات عبر الإنترنت والحصول على التقارير المرحلية و النهائية ورؤية نجاحات كل استثمار أو تبرع.

4- نتائج قابلة للقياس: سيتم تعيين معايير للتقييم لكل مشروع. ستكون هذه قابلة للتتبع حتى يتمكن جميع أصحاب العلاقة من رؤية التقدم أو نقصه ورؤية الإجراءات التي يتم تنفيذها و تكون خاضعة للتصحيح أو للتحسين.

5- الدروس المستفادة: سيكون لكل مشروع صعودا وهبوطا ، وسيتم نشر الأخطاء وتحديد الإجراءات التصحيحية لتصحيح أو تحسين النتائج والنتائج النهائية.

6- إدارة المشروع: العمل مع رؤساء الفرق وفرق العمل للمساعدة في التحسينات أو الإجراءات التصحيحية والمساعدة في توجيه البرنامج إلى نتيجة إيجابية ضمن الأطر الزمنية والميزانيات المحددة.

7- دعم المصادر الاحترافية: يعد الفريق الأساسي مهنيين يتمتعون بخبرة طويلة من الخبرة مجتمعة ، بالإضافة إلى جهات الاتصال والمصادر في جميع انواع الاختصاصات التي سيتم العمل للمساعدة في القيادة والتدريب وتقديم المشورة بشأن الإجراءات اليومية والتحديات المحددة حسب الحاجة. القوة في العمل الجماعي.

ما الفريق الذي نحتاجه

فريق قيادي من المهنيين الذين سيشكلون نواه العمل الأساسية بالاضافة لمجلس من المستشارين المحايديين والمحترفين الذين لديهم تاريخ في ادارة المشاريع ، ويعملون سويًا من أجل أفضل الحلول والممارسات التي سيتم التوصية بها وتنفيذها. منفردين ، هم قادة في مهنهم ، وسيعملون كفريق كفرد على دعم الدول لمشاريع الأردن وإضافة إلى نزاهة ونتائج المشاريع لصالح الناس ورضا المانحين.

الهدف الأساسي هو الوصول إلى الأهداف التنموية أو الأهداف ضمن الميزانية وفي الإطار الزمني المتفق عليه. ولكن إذا اتضح أنه قد لا يتم الوصول إلى بعض الأهداف ، فيمكن أن يتم إبلاغ أصحاب االعلاقة أين يكمن التحدي وتقديم حلول أو تعديلات مختلفة يمكن اعتمادها.

الخلاصة:

نشوء المشاكل في المشاريع امر طبيعي . وجود مشكلات مثل المنتجات / الأنظمة التي يجب تطويرها ، أو توسيع القدرة ، أو شراء اجهزة ما هي إلا عدد قليل من عدد لا حصر له من المشكلات المستمرة حول الإدارة التي يجب أن تهتم بها إذا أرادت ادارة المشروع البقاء. هذه المشاكل وحلولها البديلة ( توضع ضمن خطة المخاطر) تحدد بعض عناصر التغيير التي يجب على ادارة المشروع أن تتكيف معها. يتم إنشاء المشاريع بشكل عام لتنفيذ هذه التغييرات ويكون هناك شخص مسئول دائمًا عن إتمام كل مشروع بنجاح.

كل مشروع بحد ذاته يعتبرتحدي وفريد من حيث المشاكل التي تنشأ والأولويات والموارد المخصصة له ، والبيئة التي يعمل بها ، وموقف مدير المشروع وأسلوبه المستخدم في توجيه أنشطة المشروع والتحكم فيها. لذلك ، يجب تصميم الهيكل التنظيمي و التشغيلي للمشروع ليناسب قيود التشغيل الخاصة بهذا المشروع. قد لا يكون الهيكل التنظيمي او التنفيذي المنفذ هو نفس الهيكل المستخدم طوال دورة حياة المشروع بسبب التغييرات في الأولويات والموارد المتاحة وموظفي المشروع والقوانين وغيرها من الحالات الطارئة. بغض النظر عن هيكل إدارة المشروع الذي تم اختياره ، يجب على الإدارة أن تدرك أن حالة التوازن الديناميكية بين الموظفين والموارد المالية وأهداف المشروع ستكون ضرورية إذا أريد لإدارة المشروع أن تنجح في مهمتهم الخاصة.

إن استخدام تقنيات إدارة المشروع يقلل من تعطيل الأنشطة التشغيلية الروتينية في العديد من الحالات من خلال وضع جميع المهارات والتقنيات والموارد اللازمة لإنجاز المشروع تحت أمر واحد. تعتمد المهارات المطلوبة لكل مشروع محدد والموارد المتاحة في ذلك الوقت. كلما زاد مقدار التعديلات التي يجب على المؤسسة الأم القيام بها لتحقيق أهداف المشروع ، و كلما زادت فرصة فشل المشروع. يكون شكل إدارة المشروع مميزا لكل فرد من افراد المشروع وسوف يتغير خلال عمر المشروع، و لابد من الاشارة هنا ان عملية إدارة المشروع تشتمل عادةً على أربع مراحل رئيسية: بدء المشروع ، والتخطيط للمشروع ، وتنفيذ المشروع ، وإغلاق المشروع. وهذا تحدي بحد ذاتية لان لكل مرحلة خصوصيتها و مشاكلها و تعتمد على الادارة و خططها.